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讀書心得報告(二)—淺談時間管理

為何我們要做時間管理

我們做任何事情之前都會想要問意義為何？不然沒有意義去做的事情，不如就去睡大覺還來的舒服，在時間管理上，我想就消極和積極兩個面向來做探討：

1. 消極意義—就是應付別人，包括就像學生能夠準時交作業，尤其是那種大型的報告或作品，或者是上班族能夠準時下班又可以完成老闆交代的任務等。
2. 積極意義—則是成就自己，也就是除了每天庸庸碌碌的過生活外，我們還可以實現自己的夢想，例如環遊世界、出國進修等。

既然這件事情要做，我們要用甚麼心態去做？對於時間管理我們可以在觀念上想成，上帝給我們最公平的資產，最齊頭式的平等，每個人都擁有24小時，不多也不少，就經濟學的角度而言，時間管理就是如何分配我們的資產。

事情很多，有輕重緩急之分；目標很高，有短期長期之分，對於運作時間管理的操作上，好的時間管理就像電腦中好的作業系統，能夠完美實現多工(multi-task)面面俱到又不會“累格”。

在操作時間管理的同時，我們必須注意以人性和自然法則為出發點，因為這樣可以耗費較低的能量(也就是意志力)，又可以將成就發揮最大的功效(有績效)。在此我引入“Getting Things Done”的觀念。

Getting Things Done

Getting Things Done (GTD)其實是一種行為管理模式，或者是說一個管理自己日常生活的方法學(Methodology)，簡而言之，就是一種生活哲學也是時間管理學。我是在找好用的"心智圖" (mind map)軟體時，意外發現他的存在。我是一個腦袋總是有很多想法的人，但是我很少將事情付諸實現，有時候就連洗個衣服都可以拖上一段時間，引入像一個企業的SOP在我的生活中，或許對我來說是一個相當不錯的方法。

在網路茫茫大海中，可以找到各式各樣的資料和各式各樣的方法，去實現這種生活哲學，為了讓我自己好上手(方便入門)，以及符合自己生活習慣(持之以恆)，我取GTD的精神並且修改成為我的"GTD 1.0" 。

總觀我的GTD 1.0

圖一 My GTD 1.0

我用了心智圖畫出了我的GTD流程，其實看過真正的GTD的人就知道，我的GTD和別人的稍有不同，原因有兩個：

1. 我以“Do”為我的中心思想—Just Do It！做就對了！
2. 我只問自己兩個問題：要做嗎?(Is it actionable?)需要馬上做嗎？ (<2min?)

細部解釋：

一共分五大步驟：

Collecting(收集)─其實我們日常生活中，事情不會按照類別而來，比如常常在你上班的時候，在工作焦頭爛額之際，你想到你的牛奶喝完了，要去買，這時家裡的人又打電話來問你周末要不要一起去看電影......，這樣的事情族繁不及備載。這時候你就要快點將這些資訊看是要手寫下來或者PDA記下來(依照個人習慣)，這時你就收集了相當多的資訊。

Processing(處理)─我們開始問自己第一個問題，Is it actionable?，如果No，就如同圖一上所處置，如果Yes，我們問自己第二個問題，<2min?，Yes→Do it，No→是盡快找時間做，或只能特定時間做(也就是何時)，是我們自己做還是委託別人做(也就是誰要做)。

Integrate(整合)─有些事情可能可以集合起來變List，如購買List或帳單List，有了這些List就會形成Task，如去超市買東西或去超商繳帳單。大型的事會成為Project，Project中也會有很多Task，有些是本身自己要完成，有些則是別人幫你完成(Resource)，Project又會需要更多的管理技巧，如設定Task及Gantt View，就不在GTD的範圍了。不過林林總總，你就會出現每天的"To Do List"，並且進入排程(Calendar)。這部分我把他引伸出而成為專案排程的部分。

Do(做)─就是去做吧！

Review(檢討)─定期檢視自己有無該做而未做，或者是進度有無落後或超前，才能調整之後的排程。

Just Do It!

傳統GTD的流程雖然很清楚，但是結果太多會增加檢討複雜度，而我的GTD殊途同歸，就是"Do"，Just Do It! 就是我的中心思想，同時兼顧效率(efficiency)和有效性(efficacy)，也達到我簡化傳統GTD流程讓我更容易上手及持之以恆。

附記

為何我說我融合了時間管理、專案排程和讀書方法為一體的原因就是，我以GTD為時間管理的骨幹，專案排程為GTD五大步驟中的其中一步，而我是用讀書方法中的心智圖筆記法畫出我的想法，甚至長期的讀書計畫都是一種專案排程，在此過程我昇華我的想法了，不再個別討論每一項我該如何做，或許這就是我追求的生活哲學了。

讀書心得報告(一)—緣起

最近在忙碌的工作之餘，總是想看看閒書度日，從比較有自主意識以來，有些事情都是讓我一直在琢磨和想改進的，例如時間管理、專案排程和讀書方法。這幾個面向看似無關的領域，卻在我最近的研究中通通融合在一起，整合成為我的一套想法，因為形成的過程有些繁複，為了整理我心中的思緒，我決定以網誌的方式為自己的想法做個紀錄，也因為這知識是從書中得來再配合我一點點的生活經驗，我就姑且稱之為“讀書心得報告”吧！

為何我將時間管理、專案排程和讀書方法通通融合在一起了呢？第一個原因就是我研究了我們的大腦，當然真正研究是由腦科學家們所做的，我只是看了看根據他們的研究所寫的書而已，其中我一定要提到“大腦當家”這本書和每期“科學人”曾志朗副院長所寫的文章，雖然書和文章的內容和我想講的並不相關，但從中我得到了一些啟示，那就是我們的大腦或是我們個體本身就是一部全世界最優秀的生物電腦(Bio-Computer)，而我們需要做的事情就是，根據這部電腦的特性(也就是人性)進而善用他而已。

另外我在尋找讀書方法中的做筆記技巧時，意外發現“心智圖”(Mind Map)的應用。心智圖的筆記法和我之前在考研究所時所做的生化筆記很像，生化筆記的來源是一個老師教學的時候，在黑板上寫的板書，那時候的我只會“講光抄”而已，我的用功程度只做到回家將筆記重新寫過並查證原文書，可是因為這樣的筆記法卻讓我的生化成績大進步，後來才在書中恍然大悟心智圖是一個符合我們生物電腦運作特性的筆記法，除了在讀書方法的應用外，這個筆記法在很多書討論已經可以將其延伸應用至各個領域，當然就包括了時間管理、專案排程等。

有一句老話就做“手腦並用”，我就是用我們的腦為中心和我們的手(心智圖)把這個三個面向的主題：時間管理、專案排程和讀書方法整合在一起。

兩次韶風國樂團演出有感

從小就對音樂有些感覺，依稀記得高雄市立國樂團(尚未法人化時)曾經有到我們國小演出，演出當然只是小團，且又是那種週會時間，想當然爾就是推廣國樂系列活動之類的，演過甚麼曲目老早就記不得，只記得當時有個主持人(依照林谷珍老師的用語叫做"導聆")要我們猜猜一首曲目叫啥，他說我們一定都知道，其實各位看倌也可以來猜猜：

誰也說不出那是"掏金令"，但是只要說得出那是大陸尋奇的片尾曲，就有獎品！讓我們來看看是不是：

可惜我猜不出，因為我總覺得好像參雜其他旋律(至今我仍認為有"春節序曲"的影子)，當然最後眼巴巴看著獎品落人手裡，因此回去之後只要聽到大陸尋奇片尾曲，我就想到這段故事(這是一種怨念嗎？) 。

年紀稍長，到了高中(升學主義的關係，中間與音樂徹底絕緣)，可以開始參加社團，其實最吸引我的，就是管樂社了，而且當時學長姐打著不需要會吹樂器、不需要會看五線譜(先騙學弟妹進來，然後再狂操！)，我真的心動了，不過當時有太多不可抗拒的因素，包括自己無聊的"升學主義感"作祟，我放棄了參加管樂社，說真的，至今仍後悔不已！因為成績依舊不怎麼樣，書沒念到，連玩都沒玩到。

不過上帝仍為我開了另一扇窗(這是另一段故事了)！

Anyway，回歸主題(離題甚遠...><")，我真的很慶幸，我竟然還有機會再上台演出！因為自從研究所和中山大學國樂社比完賽(當時指定曲是"陝北三韻"，自選曲是"酒歌")，我真的覺得我遇到莫大的瓶頸，我笛子的技術完全上不去了，我也不知道從何調整起，總之我知道我笛子的聲音越來越難聽，碩士班畢業壓力也越來越大，我離演奏樂器也越來越遠...

上帝彷彿又為我開了另一扇窗(這真的又是另一段故事了)，讓我有時間和精力來做調整，總之我必須放棄我原本吹笛子的習慣，又要養成另外一個習慣，但其實我也不知道這習慣會是好還是不好，又重新摸索了好久好久，就在此時，我加入了韶風。

在"初夏的國樂饗宴"那場音樂會的那時候，我仍然覺得我還是處在一個很糟糕的狀態，口風鬆散，進而導致吐音崩潰，長音氣聲重且不共振等重大控制笛子的條件，幾乎沒一個行(彷彿已經不會吹笛子般)。但是後來也許是當兵長時間的長笛長音練習漸漸有了心得，也把心得根據竹笛的特性做調整，到了這次"冬琴"音樂會時，我覺得好多了，聲音漸漸好起來，比較不憋，比較共振，也開始漸漸更深體悟甚麼叫做用肚子吹笛子。另一方面，當兵邊走邊吹所練就的節奏感，也彷彿可以用上，雖然在"太平山下"新笛部分的切分音彷彿又失去了節奏，但最後一刻，算可接受了調整過來(我聽錄音的自己這麼認為)，不過在聽錄音時發現自己仍是很多問題，我的笛子音普遍偏低，低到和樂團分開了，在拍點上仍會稍慢(自己永遠的壞習慣)，譜面不熟在"江南好"時很明顯(我沒吹過新笛譜)。總而言之，仍然有很多缺點是可見的，但是一個好的開始的感覺對此時此刻的我很重要，讓我比較有自信在面對接下來的團練和挑戰，替自己在新的一年開始勉勵一下！

圖一 韶風國樂團於"冬琴‧憶鄉情"音樂會演出一瑀