讀書心得報告(二)—淺談時間管理

為何我們要做時間管理

我們做任何事情之前都會想要問意義為何？不然沒有意義去做的事情，不如就去睡大覺還來的舒服，在時間管理上，我想就消極和積極兩個面向來做探討：

1. 消極意義—就是應付別人，包括就像學生能夠準時交作業，尤其是那種大型的報告或作品，或者是上班族能夠準時下班又可以完成老闆交代的任務等。
2. 積極意義—則是成就自己，也就是除了每天庸庸碌碌的過生活外，我們還可以實現自己的夢想，例如環遊世界、出國進修等。

既然這件事情要做，我們要用甚麼心態去做？對於時間管理我們可以在觀念上想成，上帝給我們最公平的資產，最齊頭式的平等，每個人都擁有24小時，不多也不少，就經濟學的角度而言，時間管理就是如何分配我們的資產。

事情很多，有輕重緩急之分；目標很高，有短期長期之分，對於運作時間管理的操作上，好的時間管理就像電腦中好的作業系統，能夠完美實現多工(multi-task)面面俱到又不會“累格”。

在操作時間管理的同時，我們必須注意以人性和自然法則為出發點，因為這樣可以耗費較低的能量(也就是意志力)，又可以將成就發揮最大的功效(有績效)。在此我引入“Getting Things Done”的觀念。

Getting Things Done

Getting Things Done (GTD)其實是一種行為管理模式，或者是說一個管理自己日常生活的方法學(Methodology)，簡而言之，就是一種生活哲學也是時間管理學。我是在找好用的"心智圖" (mind map)軟體時，意外發現他的存在。我是一個腦袋總是有很多想法的人，但是我很少將事情付諸實現，有時候就連洗個衣服都可以拖上一段時間，引入像一個企業的SOP在我的生活中，或許對我來說是一個相當不錯的方法。

在網路茫茫大海中，可以找到各式各樣的資料和各式各樣的方法，去實現這種生活哲學，為了讓我自己好上手(方便入門)，以及符合自己生活習慣(持之以恆)，我取GTD的精神並且修改成為我的"GTD 1.0" 。

總觀我的GTD 1.0

圖一 My GTD 1.0

我用了心智圖畫出了我的GTD流程，其實看過真正的GTD的人就知道，我的GTD和別人的稍有不同，原因有兩個：

1. 我以“Do”為我的中心思想—Just Do It！做就對了！
2. 我只問自己兩個問題：要做嗎?(Is it actionable?)需要馬上做嗎？ (<2min?)

細部解釋：

一共分五大步驟：

Collecting(收集)─其實我們日常生活中，事情不會按照類別而來，比如常常在你上班的時候，在工作焦頭爛額之際，你想到你的牛奶喝完了，要去買，這時家裡的人又打電話來問你周末要不要一起去看電影......，這樣的事情族繁不及備載。這時候你就要快點將這些資訊看是要手寫下來或者PDA記下來(依照個人習慣)，這時你就收集了相當多的資訊。

Processing(處理)─我們開始問自己第一個問題，Is it actionable?，如果No，就如同圖一上所處置，如果Yes，我們問自己第二個問題，<2min?，Yes→Do it，No→是盡快找時間做，或只能特定時間做(也就是何時)，是我們自己做還是委託別人做(也就是誰要做)。

Integrate(整合)─有些事情可能可以集合起來變List，如購買List或帳單List，有了這些List就會形成Task，如去超市買東西或去超商繳帳單。大型的事會成為Project，Project中也會有很多Task，有些是本身自己要完成，有些則是別人幫你完成(Resource)，Project又會需要更多的管理技巧，如設定Task及Gantt View，就不在GTD的範圍了。不過林林總總，你就會出現每天的"To Do List"，並且進入排程(Calendar)。這部分我把他引伸出而成為專案排程的部分。

Do(做)─就是去做吧！

Review(檢討)─定期檢視自己有無該做而未做，或者是進度有無落後或超前，才能調整之後的排程。

Just Do It!

傳統GTD的流程雖然很清楚，但是結果太多會增加檢討複雜度，而我的GTD殊途同歸，就是"Do"，Just Do It! 就是我的中心思想，同時兼顧效率(efficiency)和有效性(efficacy)，也達到我簡化傳統GTD流程讓我更容易上手及持之以恆。

附記

為何我說我融合了時間管理、專案排程和讀書方法為一體的原因就是，我以GTD為時間管理的骨幹，專案排程為GTD五大步驟中的其中一步，而我是用讀書方法中的心智圖筆記法畫出我的想法，甚至長期的讀書計畫都是一種專案排程，在此過程我昇華我的想法了，不再個別討論每一項我該如何做，或許這就是我追求的生活哲學了。