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讀書心得報告(二)—淺談時間管理

為何我們要做時間管理

我們做任何事情之前都會想要問意義為何？不然沒有意義去做的事情，不如就去睡大覺還來的舒服，在時間管理上，我想就消極和積極兩個面向來做探討：

1. 消極意義—就是應付別人，包括就像學生能夠準時交作業，尤其是那種大型的報告或作品，或者是上班族能夠準時下班又可以完成老闆交代的任務等。
2. 積極意義—則是成就自己，也就是除了每天庸庸碌碌的過生活外，我們還可以實現自己的夢想，例如環遊世界、出國進修等。

既然這件事情要做，我們要用甚麼心態去做？對於時間管理我們可以在觀念上想成，上帝給我們最公平的資產，最齊頭式的平等，每個人都擁有24小時，不多也不少，就經濟學的角度而言，時間管理就是如何分配我們的資產。

事情很多，有輕重緩急之分；目標很高，有短期長期之分，對於運作時間管理的操作上，好的時間管理就像電腦中好的作業系統，能夠完美實現多工(multi-task)面面俱到又不會“累格”。

在操作時間管理的同時，我們必須注意以人性和自然法則為出發點，因為這樣可以耗費較低的能量(也就是意志力)，又可以將成就發揮最大的功效(有績效)。在此我引入“Getting Things Done”的觀念。

Getting Things Done

Getting Things Done (GTD)其實是一種行為管理模式，或者是說一個管理自己日常生活的方法學(Methodology)，簡而言之，就是一種生活哲學也是時間管理學。我是在找好用的"心智圖" (mind map)軟體時，意外發現他的存在。我是一個腦袋總是有很多想法的人，但是我很少將事情付諸實現，有時候就連洗個衣服都可以拖上一段時間，引入像一個企業的SOP在我的生活中，或許對我來說是一個相當不錯的方法。

在網路茫茫大海中，可以找到各式各樣的資料和各式各樣的方法，去實現這種生活哲學，為了讓我自己好上手(方便入門)，以及符合自己生活習慣(持之以恆)，我取GTD的精神並且修改成為我的"GTD 1.0" 。

總觀我的GTD 1.0

圖一 My GTD 1.0

我用了心智圖畫出了我的GTD流程，其實看過真正的GTD的人就知道，我的GTD和別人的稍有不同，原因有兩個：

1. 我以“Do”為我的中心思想—Just Do It！做就對了！
2. 我只問自己兩個問題：要做嗎?(Is it actionable?)需要馬上做嗎？ (<2min?)

細部解釋：

一共分五大步驟：

Collecting(收集)─其實我們日常生活中，事情不會按照類別而來，比如常常在你上班的時候，在工作焦頭爛額之際，你想到你的牛奶喝完了，要去買，這時家裡的人又打電話來問你周末要不要一起去看電影......，這樣的事情族繁不及備載。這時候你就要快點將這些資訊看是要手寫下來或者PDA記下來(依照個人習慣)，這時你就收集了相當多的資訊。

Processing(處理)─我們開始問自己第一個問題，Is it actionable?，如果No，就如同圖一上所處置，如果Yes，我們問自己第二個問題，<2min?，Yes→Do it，No→是盡快找時間做，或只能特定時間做(也就是何時)，是我們自己做還是委託別人做(也就是誰要做)。

Integrate(整合)─有些事情可能可以集合起來變List，如購買List或帳單List，有了這些List就會形成Task，如去超市買東西或去超商繳帳單。大型的事會成為Project，Project中也會有很多Task，有些是本身自己要完成，有些則是別人幫你完成(Resource)，Project又會需要更多的管理技巧，如設定Task及Gantt View，就不在GTD的範圍了。不過林林總總，你就會出現每天的"To Do List"，並且進入排程(Calendar)。這部分我把他引伸出而成為專案排程的部分。

Do(做)─就是去做吧！

Review(檢討)─定期檢視自己有無該做而未做，或者是進度有無落後或超前，才能調整之後的排程。

Just Do It!

傳統GTD的流程雖然很清楚，但是結果太多會增加檢討複雜度，而我的GTD殊途同歸，就是"Do"，Just Do It! 就是我的中心思想，同時兼顧效率(efficiency)和有效性(efficacy)，也達到我簡化傳統GTD流程讓我更容易上手及持之以恆。

附記

為何我說我融合了時間管理、專案排程和讀書方法為一體的原因就是，我以GTD為時間管理的骨幹，專案排程為GTD五大步驟中的其中一步，而我是用讀書方法中的心智圖筆記法畫出我的想法，甚至長期的讀書計畫都是一種專案排程，在此過程我昇華我的想法了，不再個別討論每一項我該如何做，或許這就是我追求的生活哲學了。

讀書心得報告(一)—緣起

最近在忙碌的工作之餘，總是想看看閒書度日，從比較有自主意識以來，有些事情都是讓我一直在琢磨和想改進的，例如時間管理、專案排程和讀書方法。這幾個面向看似無關的領域，卻在我最近的研究中通通融合在一起，整合成為我的一套想法，因為形成的過程有些繁複，為了整理我心中的思緒，我決定以網誌的方式為自己的想法做個紀錄，也因為這知識是從書中得來再配合我一點點的生活經驗，我就姑且稱之為“讀書心得報告”吧！

為何我將時間管理、專案排程和讀書方法通通融合在一起了呢？第一個原因就是我研究了我們的大腦，當然真正研究是由腦科學家們所做的，我只是看了看根據他們的研究所寫的書而已，其中我一定要提到“大腦當家”這本書和每期“科學人”曾志朗副院長所寫的文章，雖然書和文章的內容和我想講的並不相關，但從中我得到了一些啟示，那就是我們的大腦或是我們個體本身就是一部全世界最優秀的生物電腦(Bio-Computer)，而我們需要做的事情就是，根據這部電腦的特性(也就是人性)進而善用他而已。

另外我在尋找讀書方法中的做筆記技巧時，意外發現“心智圖”(Mind Map)的應用。心智圖的筆記法和我之前在考研究所時所做的生化筆記很像，生化筆記的來源是一個老師教學的時候，在黑板上寫的板書，那時候的我只會“講光抄”而已，我的用功程度只做到回家將筆記重新寫過並查證原文書，可是因為這樣的筆記法卻讓我的生化成績大進步，後來才在書中恍然大悟心智圖是一個符合我們生物電腦運作特性的筆記法，除了在讀書方法的應用外，這個筆記法在很多書討論已經可以將其延伸應用至各個領域，當然就包括了時間管理、專案排程等。

有一句老話就做“手腦並用”，我就是用我們的腦為中心和我們的手(心智圖)把這個三個面向的主題：時間管理、專案排程和讀書方法整合在一起。